【マナーより実利】意外と教えてくれない「ビジネスメール」の書き方

初出：2019/02/12　Vol.315　意外と教えてくれない「ビジネスメール」の書き方
改稿：2024/10/15

意外と教えてもらえない「ビジネスメール」の書き方

どうも。Jokerです。今回は、意外と教わる機会のない「ビジネスメール」の書き方の話でもしようかと思います。

いざ取引先にメールで連絡しようと思って、そこで「どういう文面にすればいいんだろう・・・」と悩む。定番ですが、私もその昔、それで悩んで連絡が遅れてしまって、先方に迷惑をかけた事があります。

とはいえ、なかなか実践的な事は教えてもらえないので困ってる人もいるでしょう。特に新社会人。

というわけで、要点を押さえていこうと思います。

細かいマナーより素早い連絡！

最初に押さえたい重要な事は「なるべく速く返事をすること」です。

ネットで調べると、実に事細かに文例だとルールだのマナーだの小うるさい事ばかり出てきますが、丁寧なビジネスメールを書くのに無駄に時間をかけて、連絡が遅れる方が何倍も問題です。

まず、一番大事な事を履き違えないようにしましょう。もちろん、友達相手にLINEでもするような感覚でビジネスメールを送るのは非常識だと思いますが、ある程度、要点さえ押さえてあれば、真っ当な相手ならそれで怒ったりするようなことはまずありません。

というより、その程度の事で「礼儀がなってない！」などと怒り出す事の方が、よほど無礼な話です。

ビジネスメールに必要なこと

では、ビジネスメールを送るにあたって大事な事は何か、というと、これは明白で、誰に宛てているのか、誰が送っているのか、連絡先は書いてあるか、という点です。

これらは、仕事のやりとりをする上で必要な情報なので、書いてないと困る次第。基本的にはメールの最初に、誰に宛てているのかを書き、その後、自分が何者であるのかを名乗り、本文を書きます。

とりあえず具体例として、三才ブックスのラジオライフ編集部宛にメールを出す前提で書いてみましょう（笑）。

株式会社三才ブックス　ラジオライフ編集部
○○○○　様

お世話になっております。フリーライターのJokerです。

（本文・なるべく簡潔に用件をまとめる）

どうぞよろしくお願いいたします。

こんな感じです。

具体的な書き方

馴染みのところなら「名前に様付け」で十分

最初は会社名とか部署名とか書いておいた方が良いですが、何度もやりとりしてるならぶっちゃけ名前に様付けで十分です。

自分の名乗りは、会社名と自分の名前をはっきり。フリーランスの場合は「フリーランス」とか、ライターなら「フリーライター」とか肩書きを付ければ良いでしょう。これも、何度もやりとりしてるなら名前だけでも良いと思います。

書き出しは「お世話になっております」などで良い

本文書き出しは「お世話になっております」で良いです。はじめてのところであっても会社同士ではやりとりがあったりしますし。

また、フリーランスで本当に接点がないところからだったら「はじめまして」でも「お世話になります」でも良いでしょう。私の場合、接点ゼロの場合は、これからお世話になります、という意味で「お世話になります」を使います。

本文は簡潔にまとめる

本文そのものは簡潔に用件をまとめましょう。季節の挨拶とか不要です。これも、ガチガチな文章にしなくて良く、失礼にならなければOK。

文末には「よろしくお願いします」「どうぞよろしくお願いいたします」あたりで締めましょう。慣れてきた感のある、実際に送った風のメールだとこんな感じになります。

○○○○　様

お世話になっております。Jokerです。

本日締め切りの原稿を仕上げましたのでお送りします。
以下よりダウンロードしていただけるでしょうか。

（URL）

また、申し訳ありませんが、現状で図版が間に合っていないものがあります。
こちらは準備でき次第お送りしますので、今しばらくお待ちください。

どうぞよろしくお願いいたします。

あくまで送った「風」です。本当にこういうメールをした訳じゃないです（言い訳メールをしたことがないとは言っていない）。

最後に必ず署名を添える

メールの文面の最後には、必ず連絡先として署名を添えておきましょう。

これはメールでのやりとりの名刺みたいなもので、ついてないと、メール以外でのやりとりが必要な時に困ります。特に急な話とかで電話しなきゃならない時に困るので、メーラーの署名設定で自動で付くようにしておくと良いです。

—————————————————————-
○○○○（氏名）

〒000-0000 東京都新宿区歌舞伎町○○ー○○

TEL：000-0000-0000
Mail：hogehoge@gmail.com

https://www.cl20.jp/portal/
—————————————————————-

こんな感じですね。

署名に必要な内容

氏名（必要ならハンドルやペンネームも添える）、住所、電話番号、メールアドレスあたりは添えておくと良いでしょう。

その他、必要に応じて、SNSのアカウントだとか、ホームページがあるならURLを添えるとか、そんな感じです。ここら辺は基本的に名刺に書いてある事をそのまま書けば大丈夫だと思います。

最初に言いましたが、ビジネスメールは細かい礼儀よりも、素早い連絡です。どんな仕事にも納期があるので、一言確認の連絡をすれば進む話など山ほどあります。文面など書いていって慣れれば良いのです。

こういうのにもマナー講師が湧くことがあるかと思いますが、本当に大事な事を見誤らないようにしましょう。

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